Bài 1.3: Quản lí dự án theo tiến độ - Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Câu 1

Trả lời câu hỏi Khởi động trang 21 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Quan sát dự án Xây dựng một trang web đơn giản ở nội dung Khám phá của Bài 1.2, em nhận thấy số lượng kĩ thuật viên được phân công cho nhiệm vụ Viết code HTML nhiều hơn số lượng kĩ thuật viên tối đa được cung cấp. Em sẽ xử lí vấn đề này như thế nào? Làm cách nào đề giám sát và xử lí những vấn đề này?

Lời giải chi tiết:

Quan sát dự án Xây dựng một trang web đơn giản ở nội dung Khám phá của Bài 1.2, em nhận thấy số lượng kĩ thuật viên được phân công cho nhiệm vụ Viết code HTML nhiều hơn số lượng kĩ thuật viên tối đa được cung cấp. Em sẽ xử lí và giám sát vấn đề này như sau:

- Đề xuất thêm tài nguyên: Ta có thể đề xuất thêm kĩ thuật viên từ các bộ phận khác hoặc từ những nguồn tài nguyên ngoài để hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ. Điều này cần có sự phê duyệt của các bên liên quan.

- Sử dụng công cụ quản lý dự án: Sử dụng ProjectLibre để quản lý lịch trình, phân bổ tài nguyên và giám sát tiến độ một cách chi tiết và chính xác.

- Tối ưu hóa phân bổ tài nguyên: Kiểm tra lại lịch trình và phân bổ lại tài nguyên sao cho thật hợp lý.

- Điều chỉnh lịch làm việc: Có thể điều chỉnh lịch làm việc của từng thành viên hoặc tăng ca làm việc.

- Tăng cường giám sát: Tăng cường giám sát việc thực hiện dự án để phát hiện kịp thời thiếu xót trong việc phân bổ và thực hiện dự án để điều chỉnh cho hợp lý..

1

Trả lời câu hỏi trang 23 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Hãy quan sát biểu đồ Histogram về tần suất sử dụng của tài nguyên Họp và nêu nhận xét của em

Lời giải chi tiết:

Quan sát biểu đồ Histogram về tần suất sử dụng của tài nguyên Họp, em có nhận xét như sau: Tần suất sử dụng của tài nguyên Họp ở mức hợp lí và không vượt quá khá năng cung ứng của tài nguyên.

2

Trả lời câu hỏi trang 24 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Quan sát sơ đồ WBS và RBS của dự án Xây dựng một trang web đơn giản, em nhận thấy rằng chi phí thực hiện của dự án đã tăng từ 46 830 000 đồng (Bài 1.2, Khám phá, Mục 1) lên 48 750 000 đồng. Em hãy so sánh các thông tin và chỉ ra nhiệm vụ gây phát sinh chi phí.

Lời giải chi tiết:

Quan sát sơ đồ WBS và RBS của dự án Xây dựng một trang web đơn giản, em nhận thấy rằng chi phí thực hiện của dự án đã tăng từ 46 830 000 đồng (Bài 1.2, Khám phá, Mục 1) lên 48 750 000 đồng. Em hãy so sánh các thông tin và chỉ ra nhiệm vụ gây phát sinh chi phí.

Nhiệm vụ Câu 1

Trả lời nhiệm vụ 1 trang 24 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Điều chỉnh dự án

Yêu cầu: Điều chỉnh dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, đảm bảo toàn bộ nhân sự để có thể tham gia thực hiện nhiệm vụ như đã đăng kí. Lưu bản kế hoạch chuẩn và ghi nhận các thông tin về kinh phí thực hiện dự án.

Lời giải chi tiết:

Điều chỉnh dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, đảm bảo toàn bộ nhân sự để có thể tham gia thực hiện nhiệm vụ như đã đăng kí. Lưu bản kế hoạch chuẩn và ghi nhận các thông tin về kinh phí thực hiện dự án như sau:

- Phân công nhiệm vụ: Phân công phải đảm bảo mỗi thành viên đảm nhận nhiệm vụ phù hợp, rõ ràng có đủ thời gian để hoàn thành công việc.

- Xác định lại nhân sự tham gia: Xác nhận và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong danh sách ban đầu vẫn có thể tham gia và cam kết hoàn thành nhiệm vụ của họ, nếu có thay đổi cần điều chỉnh ngay.

- Lập kế hoạch chi tiết: Cập nhật lại kế hoạch chi tiêt của dự án với các thông tin nhân sự mới, thời gian hoàn thành, chi phí thực hiện.

- Xác định phí thực hiện dự án: Xác định và ghi nhận lại các thông tin về kinh phí thực hiện dự án sau khi điều chỉnh.

- Lưu lại bản kế hoạch chuẩn nhất: Sau khi điều chỉnh, lưu giữ bản kế hoạch chuẩn mới nhất gửi cho các bên liên quan tham khảo và thực hiện,đảm bảo sự thống nhất trong quản lý dự án.

Thực hiện cụ thể như sau:

1. Kích hoạt phần mềm.

2. Mở tệp dự án đã lưu sau khi hoàn thành ở Bài 1.2.

3. Trong dải lệnh View, chọn Histogram để quan sát biểu đồ Histogram của các tài nguyên thuộc dự án. Nháy chọn tài nguyên An trong danh sách tài nguyên ở cửa sổ góc trái dưới màn hình, phần mềm ProjectLibre sẽ hiển thị biểu đồ Histogram tương ứng bên cửa sổ góc phải dưới màn hình. Tần suất sử dụng của An vượt 100% trong 4 ngày (Hình 6). Ví dụ, ngày 16/10/2023, bạn An được phân bổ 3 nhiệm vụ tại các dòng 5, 6, 10. Tần suất sử dụng tài nguyên cho mỗi nhiệm vụ là 100%. Như vậy, trong một ngày bạn An được giao 3 nhiệm vụ với tần suất sử dụng 300%, bạn An bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí. Tương tự, bạn Dũng được phân bổ 3 nhiệm vụ tại các dòng 5, 6, 8 cũng trong ngày 16/10/2023. Như vậy, bạn Dũng cũng bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí. Các nhiệm vụ tại dòng 5, 6, 8, 10 bị xung đột về tài nguyên.

Quan sát biểu đồ Histogram, có thể nhận thấy rằng chỉ có bạn Bình được phân bổ nhiệm vụ một cách hợp lí, còn lại các bạn khác đều có một số ngày bị phân bổ nhiệm vụ chưa hợp lí.

Em thực hiện sắp xếp các nhiệm vụ tuần tự để đảm bảo tất cả các bạn đều có thể tham gia, cụ thể như sau:

Nhiệm vụ dòng 6 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 5. Nhiệm vụ dòng 8 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 6, Nhiệm vụ dòng 9 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 8. Nhiệm vụ dòng 10 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 6. Nhiệm vụ dòng 17 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 16. Nhiệm vụ dòng 21 thực hiện sau nhiệm vụ dòng 20. Sau khi điều chỉnh thời gian thực hiện các nhiệm vụ, đảm bảo tài nguyên được phân bổ hợp lí, em sẽ thực hiện thao tác lưu bản kế hoạch chuẩn. Trong dải lệnh Task, nháy chọn nút lệnh Save Baseline . Trong hộp thoại Save Baseline (Hình 7), nhảy chọn O Entire Project, sau đó nháy chọn ок de ProjectLibre lưu bản kế hoạch chuẩn cho toàn bộ dự án. Hiri 8 là kết quả sau khi được điều chỉnh và lưu kế hoạch chuẩn.

Quan sát sơ đổ WBS và RBS để có những thông số tổng quát về kinh phí thực hiện dự án, qua đó có những đề xuất điều chỉnh phù hợp.

Nhiệm vụ Câu 2

Trả lời nhiệm vụ 2 trang 27 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Quản lí dự án theo tiến độ và chia sẻ dữ liệu dự án

Yêu cầu: Cập nhật tình hình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương theo các diễn biến sau:

a) Tinh đến hết ngày 16/10/2023, nhiệm vụ dòng 3 và dòng 5 đã được thực hiện xong.

b) Vì các bạn làm việc nhanh và hiệu quả nền toàn bộ các nhiệm vụ một ngày đều không cần ăn trưa, chỉ làm việc nửa ngày là xong. Các nhiệm vụ yêu cầu nhiều ngày thì vẫn hoàn thành theo tiến độ và ăn trưa đầy đủ.

c) Sau khi trao đổi với Ban quản lí di tích lịch sử, Ban quản lí đồng ý hỗ trợ toàn bộ hình ảnh và thông tin giới thiệu di tích với chi phí tượng trưng 100 000 đồng. Nhờ sự hỗ trợ này, thời gian thực hiện nhiệm vụ Nhập nội dung giảm xuống chỉ còn 3 ngày, suất ăn trưa cũng giảm còn 6 suất.

d) Nhờ làm việc trực tuyến, nhóm thực hiện không cần phải di chuyển đến di tích nhiều như dự tính, chỉ thực hiện duy nhất 1 chuyến đi để trao đổi lần đầu, lấy thông tin liên hệ và kết nổi giao nhận hình ảnh xuyên suốt dự án.

e) Bạn Bình do bận việc cá nhân, không thể tham gia nhiệm vụ Chỉnh sửa theo góp ý (dòng 20) và đã bổ sung bạn Dũng thay thế.

Em hãy cập nhật toàn bộ thay đổi trong lập quản lí dự án, ghi nhận lại sự thay đổi về chi phí thực tế so với ngân sách dự toán lúc đấu và chia sẻ dữ liệu dự án lên Google Drive dùng chung để các bạn trong nhóm có thể cùng theo dõi, nằm được tình hình dự án cũng như bổ sung các ghi chú về những phát sinh khi thực hiện nhiệm vụ.

Lời giải chi tiết:

1 Kích hoạt phần mềm ProjectLibre.

2.Mở tệp dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương pod đã lưu ở Nhiệm vụ 1.

3 Cập nhật thông tin thực hiện dự án theo thực tế như sau (Hình 9):

Gỡ toàn bộ tiền ăn trưa của các nhiệm vụ thực hiện một ngày (nhiệm vụ ở các dòng 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 17), bổ sung ghi chú về việc không ăn trưa.

Cập nhật chi phí bản quyền hình ảnh là 100 000 đồng (1 lần sử dụng) và phân bổ vào nhiệm vụ Nhập nội dung với giá trị 1 (dòng 15), bổ sung ghi chú về việc tính bản quyền hình ảnh.

Cập nhật thời gian thực hiện của nhiệm vụ Nhập nội dung từ 7 ngày còn 3 ngày, cập nhật lại phân bổ số suất ăn trưa từ 14 phần còn 6 phần, bổ sung ghi chú.

Phân bổ tài nguyên chi phí đi lại là 1 lần cho nhiệm vụ Xác định nguồn tin (dòng 12), bổ sung ghi chú.

Phân công bạn Dũng tham gia thực hiện nhiệm vụ Chỉnh sửa theo góp ý (dòng 20) thay thế bạn Bình, bổ sung ghi chú, kiểm tra Histogram xem có bị trùng phân bổ đối với bạn Dũng hay không.

Để cập nhật và theo dõi tình hình thực hiện của từng nhiệm vụ trong thực tế, bên cạnh việc điều chính thông tín nhiệm vụ, phân bổ lại tài nguyên, ProjectLibre cung cấp khả năng lưu trữ Notes (Ghi chủ) cụ thể cho từng nhiệm vụ để người quản lí dự án cũng như các thành viên tham gia thực hiện dự án có thể ghi lại toàn bộ những thay đổi chi tiết. Trong dải lệnh Task, nháy chọn . Notes, chương trinh sẽ hiển thị hộp thoại Task Information (Thông tin nhiệm vụ) với nội dung Notes tương ứng của nhiệm vụ được chọn (Hình 10).

Để cập nhật tỉ lệ hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ, trong dải lệnh Task, nhảy chọn Update, hộp thoại Update Tasks xuất hiện, em nhập thông tin Percent Complete (Tỉ lệ hoàn thành) để cập nhật tình hình thực hiện của nhiệm vụ đang được chọn. Nếu nhiệm vụ đã được hoàn thành, nhập thông tin Percent Complete là 100%, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin ngày thực hiện và kết thúc của nhiệm vụ (Hình 11).

4. Quan sát sơ đồ WBS, RBS để ghi nhận chi phí thực hiện Cost, so sánh vơi chi phí dự kiến Budget để chỉ ra những thay đổi.

5. Lưu dự án.

Luyện tập

Trả lời câu hỏi Luyện tập trang 29 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Quan sát dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, chi phí của nhiệm vụ Kết thúc được phần mềm ghi nhận giá trị là 0 đồng, không ghi nhận kinh phí bồi dưỡng đội thực hiện khi kết thúc dự án vì nhiệm vụ Kết thúc (dòng 22) chỉ là một cột mốc của dự án (thởi gian thực hiện bằng 0) nên Project Libre không ghi nhận nội dung tài nguyên được phân bố cho nhiệm vụ này. Em phân bổ lại kinh phí bồi dưỡng cuối dự án tử nhiệm vụ kết thúc (dòng 22) vào nhiệm vụ Quẩng bá (dòng 21). Quan sát các sơ dỗ WBS và RBS dề ghi nhận những sự thay đổi về chi phí.

Lời giải chi tiết:

Quan sát dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, chi phí của nhiệm vụ Kết thúc được phần mềm ghi nhận giá trị là 0 đồng, không ghi nhận kinh phí bồi dưỡng đội thực hiện khi kết thúc dự án vì nhiệm vụ Kết thúc (dòng 22) chỉ là một cột mốc của dự án (thởi gian thực hiện bằng 0) nên Project Libre không ghi nhận nội dung tài nguyên được phân bổ cho nhiệm vụ này. Em phân bổ lại kinh phí bồi dưỡng cuối dự án từ nhiệm vụ kết thúc (dòng 22) vào nhiệm vụ Quẩng bá (dòng 21). Quan sát các sơ dỗ WBS và RBS để ghi nhận những sự thay đổi về chi phí như sau:

* Sơ đồ WBS (Work Breakdown Structure):

- Xác định nhiệm vụ Kết thúc (dòng 22) là cột mốc của dự án, thời gian thực hiện bằng 0 ngày.

- Nhiệm vụ Quảng bá (dòng 21) là một trong những nhiệm vụ cuối cùng của dự án, có thời gian thực hiện là 3 ngày.

- Phân bổ chi phí của nhiệm vụ Quảng bá để bao gồm kinh phí bồi dưỡng cuối dự án.

* Sơ đồ RBS (Resource Breakdown Structure):

- Kiểm tra phân bổ tài nguyên cho nhiệm vụ Quảng bá (dòng 21) và xác định các tài nguyên được sử dụng.

- Đảm bảo rằng kinh phí bồi dưỡng cuối dự án đã được phân bổ cho các tài nguyên liên quan đến nhiệm vụ Quảng bá.

* Cập nhật tài liệu quản lý của dự án:

- Sau khi điều chỉnh, cập nhật tài liệu quản lý dự án như biểu đồ Gantt, bảng chi phí, sơ đồ WBS và RBS.

- Các thay đổi, cập nhập đã được ghi nhận để đảm bảo sự hiểu biết và theo dõi của các thành viên trong nhóm.

* Phân bổ điều chỉnh chi phí:

- Cập nhật chi phí của nhiệm vụ Quảng bá để bao gồm kinh phí bồi dưỡng cuối dự án. Giả sử kinh phí bồi dưỡng là 1,000,000 đồng.

- Thời gian thực hiện của nhiệm vụ Kết thúc là 0 ngày, phần mềm không ghi nhận chi phí cho nhiệm vụ này.

Vận dụng Câu 1

Trả lời câu hỏi Vận dụng 1 trang 29 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Quan sát biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng wehsite thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, em hãy chỉ ra nhiệm vụ có thể thay đổi thời gian thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chung của toàn dự án.

Lời giải chi tiết:

Quan sát biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng wehsite thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương, nhiệm vụ có thể thay đổi thời gian thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chung của toàn dự án. Những điều chỉnh này có thể giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và thời gian trong dự án mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc và phối hợp tốt giữa các nhiệm vụ để đảm bảo tính liên kết và hiệu quả của dự án. Cụ thể như sau:

- Nhiệm vụ Thu thập thông tin (dòng 4): Có thể linh động về thời gian  thực hiện, miễn sao hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ: thiết kế và phát triển.

- Nhiệm vụ Nhập nội dung (dòng 8): Có thể được điều chỉnh thời gian để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ với các yêu cầu của dự án mà không làm ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác.

- Nhiệm vụ Kiểm tra và thử nghiệm (dòng 10): Có thể linh động để đảm bảo cho ra được sản phẩm cuối cùng theo yêu cầu chất lượng.

- Nhiệm vụ Bàn giao - Kết thúc (dòng 12): Là nhiệm vụ chỉ là một cột mốc của dự án (thời gian thực hiện bằng 0), nên không có yêu cầu về thời gian cụ thể. Nó chỉ thay đổi thời gian khi các hoạt động trước có liên qua thay đổi.

Vận dụng Câu 2

Trả lời câu hỏi Vận dụng 2 trang 29 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Điều chỉnh và cập nhật tình hình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, đảm bảo toàn bộ tài nguyên được bố trí phù hợp, báo cáo được chi phí thực hiện với Ban Giám hiệu nhà trường.

Lời giải chi tiết:

Điều chỉnh và cập nhật tình hình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, đảm bảo toàn bộ tài nguyên được bố trí phù hợp, báo cáo được chi phí thực hiện với Ban Giám hiệu nhà trường. Quá trình điều chỉnh và cập nhật này sẽ giúp bạn báo cáo và quản lí dự án một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo kế hoạch và đáp ứng được yêu cầu từ Ban Giám hiệu nhà trường. Cụ thể như sau:

* Điều chỉnh tài nguyên:

-  Xác nhận lại các tài nguyên đã được phân bổ cho từng nhiệm vụ và đảm bảo rằng các thành viên nhóm làm việc hiệu quả, không có sự lãng phí về tài nguyên.

- Xác nhận lại thông tin về thành viên tham gia (nếu có thay đổi).

* Cập nhật tiến độ thực hiện:

- Kiểm tra lại tiến độ thực hiện của từng nhiệm vụ, đối chiếu với kế hoạch ban đầu.

- Sau đó cập nhật các thông tin tiến độ vào biểu đồ Gantt để phản ánh chính xác tình hình hiện tại của dự án.

*  Báo cáo chi phí thực hiện:

- Tính toán lại chi phí thực hiện dự án dựa trên thông tin cụ thể về các nhiệm vụ đã hoàn thành, dự kiến chi phí của các nhiẹm vụ còn lại và các thay đổi tài nguyên như đã điều chỉnh.

- Lập báo cáo chi tiết về chi phí thực hiện dự án (chi phí thực tế và so sánh với chi phí dự kiến ban đầu.

* Báo cáo với Ban Giám hiệu:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình thực hiện dự án, chi phí thực hiện cho Ban Giám hiệu nhà trường nắm được.

- Giải thích các thay đổi, điều chinhr đã thực hiện để đảm bảo sự hiểu biết và chấp nhận từ Ban Giám hiệu.

* Phản hồi và điều chỉnh từ Ban Giám hiệu:

- Nhận phản hồi từ Ban Giám hiệu và thực hiện các điều chỉnh, cải tiến nếu cần thiết dựa trên ý kiến và đề xuất từ phía lãnh đạo nếu hợp lý.

- Đảm bảo rằng các thay đổi được ghi nhận chính xác và đầy đủ trong hệ thống quản lý dự án, cho toàn bộ các thành viên dự án biết được, đảm bảo tính thống nhất của dự án.